Международные команды уже стали нормой, и теперь компании должны следить за тем, как они организуют начисление заработной платы в разных странах. Одним из основных изменений является переход к децентрализованной системе расчета заработной платы — модели, которая управляет начислением заработной платы локально в каждой стране или регионе, а не централизованно. Такой подход позволяет предприятиям соблюдать местные законы и выплачивать зарплату сотрудникам в местной валюте, одновременно сокращая задержки и риски, связанные с централизованными системами.
По мере того как компании расширяются за пределами страны, организация начисления заработной платы становится все более сложной. В каждой стране действуют разные налоговые законы, стандарты отчетности и правила найма. Децентрализованная система начисления заработной платы позволяет справиться с этими проблемами, предоставляя местным командам или партнерам контроль над начислением заработной платы. Эта модель набирает обороты, особенно среди компаний, работающих удаленно, и международных компаний.
Давайте разберем, что такое децентрализованная система расчета заработной платы, как она работает, а также ее плюсы и минусы.
Что такое децентрализованная система расчета заработной платы?
Децентрализованная система расчета заработной платы — это система, в которой компания обрабатывает расчет заработной платы отдельно для каждой страны или региона, часто используя местных подрядчиков или команды. Вместо того, чтобы управлять всем из одной штаб-квартиры, предприятия распределяют обязанности по расчету заработной платы, чтобы обеспечить соответствие местным правилам.
Такая система помогает организациям управлять выплатами сотрудникам, налогами и оформлением документов в соответствии с местным законодательством. Например, компания, сотрудники которой находятся в Бразилии, Германии и Индии, будет самостоятельно начислять зарплату в каждой стране, используя местные службы расчета заработной платы, программное обеспечение или партнеров.
Главная цель — точность и соответствие требованиям. В отличие от централизованной системы расчета заработной платы, которая работает по единой модели, децентрализованная система расчета заработной платы адаптируется к конкретным правилам и потребностям сотрудников в каждой стране.
Как работает децентрализованная система расчета заработной платы?
Децентрализованная система расчета заработной платы работает путем делегирования задач по расчету заработной платы местным командам, поставщикам или системам в каждом регионе, где у компании есть сотрудники. Вместо того, чтобы управлять начислением заработной платы из одного центрального офиса, каждая страна или офис самостоятельно осуществляет процессы расчета заработной платы, включая выплаты заработной платы, налоговые вычеты и социальные взносы.
Как правило, компании, использующие децентрализованную систему расчета заработной платы, могут сотрудничать с местными поставщиками услуг по расчету заработной платы или использовать услуги EOR (Employer of Record). Эти партнеры выполняют такие задачи, как выдача платежных ведомостей, обеспечение соблюдения налогового законодательства и представление отчетов местным органам власти. Каждый поставщик использует программное обеспечение и рабочие процессы, адаптированные к конкретным правовым и финансовым правилам данной страны.
Например, компания, сотрудники которой находятся в Бразилии, Германии и Японии, может с тремя разными партнерами по расчету заработной платы, каждый из которых обеспечивает соблюдение законодательства своей страны. Данные о заработной плате из каждой страны обычно передаются в финансовый отдел компании для ведения консолидированной финансовой отчетности.
Коммуникация и согласованность действий играют важную роль в этой модели. Центральные финансовые отделы и отделы HR часто тесно сотрудничают с местными офисами, чтобы обеспечить согласованность стратегий, учитывая региональные различия. Технологические платформы могут помочь централизовать отчетность при сохранении децентрализованного исполнения.
Эта модель особенно полезна для компаний с командами расположенными по всему миру или местными филиалами. Она обеспечивает четкое и законное управление начислением заработной платы в каждой юрисдикции, даже несмотря на разбросанность операций..
Преимущества децентрализованной системы начисления заработной платы
Децентрализованная система начисления заработной платы имеет ряд существенных преимуществ, особенно для компаний, сотрудники которых находятся в разных странах или регионах. Эта модель позволяет предприятиям более эффективно управлять начислением заработной платы на местном уровне, что дает ряд преимуществ в работе и соблюдении нормативных требований..
Повышение удовлетворенности работников
Когда расчетами заработной платы занимаются местные команды или партнеры, сотрудники часто получают более оперативные ответы на свои вопросы. Они могут общаться на своем родном языке, что уменьшает путаницу и повышает доверие. Местное обслуживание также помогает обеспечить своевременное осуществление платежей в местной валюте, что способствует повышению надежности и получению сотрудниками положительного опыта.
Более точный учет
В каждой стране действуют свои налоговые законы, требования к льготам и обязанности по представлению отчетности. Местные подрядчики или команды по расчету заработной платы лучше подготовлены для точной обработки этих данных. Это снижает риск ошибок в расчетах, пропуска сроков или штрафных санкций. Ведение расчета заработной платы людьми, которые разбираются в местной системе, приводит к более четкому ведению бухгалтерского учета и повышению надежности финансовой отчетности.
Местная специфика
Децентрализованная модель предоставляет компаниям доступ к специалистам, обладающим профессиональными знаниями местного трудового законодательства и стандартов расчета заработной платы. Эти эксперты с большей вероятностью будут в курсе изменений в нормативных актах и при необходимости смогут быстро скорректировать процесс расчета заработной платы. Это помогает компаниям следовать законодательству и избегать юридических проблем в различных юрисдикциях.
Ускоренное реагирование
Такие проблемы, как задержки выплат, неправильные вычеты или ошибки в налоговой отчетности, часто могут быть быстрее решены местными командами. Эти команды работают в одном часовом поясе и понимают местные системы, что повышает эффективность решения проблем. Такая оперативность особенно важна для поддержания доверия сотрудников и предотвращения сбоев в работе.
Снижение рисков за счет распространения
Когда расчет заработной платы осуществляется через несколько локальных систем, а не через одну центральную, риск возникновения единой точки сбоя ниже. Если в одном регионе возникнет проблема, например, банковская ошибка или сбой в программном обеспечении, остальные операции по расчету заработной платы могут продолжаться без изменений. Такая децентрализация рисков делает систему более устойчивой.
Вкратце, децентрализованная система расчета заработной платы обеспечивает компаниям большую гибкость и контроль на местном уровне, упрощая управление международными командами, соблюдая при этом требования законодательства и сохраняя комфорт сотрудников.
Недостатки децентрализованной системы расчета заработной платы
Хотя децентрализованная система расчета заработной платы может принести международным организациям ряд преимуществ, у нее также есть свои недостатки. Эти проблемы могут повлиять на эффективность, управление данными и общую масштабируемость, особенно для быстрорастущих компаний.
Недостаток масштабируемости
Одной из самых серьезных проблем является масштабирование. Каждая новая страна или регион добавляет еще один уровень сложности. Управление несколькими поставщиками заработной платы, нормативно-правовой базой и системами отчетности требует времени и ресурсов. Без единой структуры становится сложнее быстро нанимать новых сотрудников и поддерживать согласованность в организации.
Риски для безопасности и конфиденциальности данных
Децентрализованные системы включают в себя множество инструментов, партнеров и мест хранения данных. Это может создать угрозу безопасности. Может быть сложно обеспечивать соблюдение всеми поставщиками строгих законов о защите данных, таких как GDPR или другие местные нормативные акты. Несогласованные действия поставщиков могут увеличить риск утечки данных или несоблюдения требований.
Снижение уровня автоматизации и интеграции
В отличие от централизованных систем, которые могут быть полностью интегрированы с кадровым и бухгалтерским программным обеспечением, децентрализованным системам расчета заработной платы часто не хватает стандартизации. Некоторые местные подрядчики могут полагаться на устаревшие системы или ручные процессы, что затрудняет автоматизацию задач. Это замедляет циклы расчета заработной платы и увеличивает вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
Увеличение административной нагрузки
Управление несколькими местными партнерами по выплате заработной платы означает больше общения, согласований и документации. Отделам кадров и финансам часто приходится составлять отчеты из разных источников в разных форматах и валютах. Это может привести к снижению эффективности, срыву сроков или несогласованности отчетности.
Проблемы с соблюдением требований законодательства
Несмотря на то, что понимание местной специфики помогает в разработке нормативных актов для конкретных стран, отслеживать обновления в разных регионах может быть непросто. Законы часто меняются, и без строгого надзора предприятия могут столкнуться с рисками несоблюдения требований, если их местные поставщики не смогут быстро адаптироваться.
Отсутствие централизованной отчетности
В децентрализованной модели может быть сложно получить полный обзор расходов на заработную плату и данные о сотрудниках. Финансовое планирование и прогнозирование усложняются, когда информация разбросана по разным системам.
Таким образом, хотя децентрализованная система расчета заработной платы полезна для локальных операций, компании должны инвестировать в надежные внутренние процессы и надежных партнеров, чтобы справиться с дополнительными сложностями и рисками.
Как мы можем помочь с расчетами заработной платы, EOR и PEO-услугами
В Spex мы помогаем компаниям в Беларуси и за рубежом с легкостью управлять начислением заработной платы, бухгалтерским учетом и наймом персонала по всему миру. Независимо от того, нужна ли вам поддержка в вашей стране или за рубежом, наша команда предлагает индивидуальные решения для обеспечения соответствия требованиям и повышения эффективности. Мы предоставляем услуги по расчету заработной платы, обработке налогов и администрированию льгот в соответствии с местным законодательством. Кроме того, мы предлагаем услуги EOR (Employer of Record) и услуги Профессиональной организации работодателей (PEO), которые помогают компаниям нанимать иностранных сотрудников и управлять ими без создания местного подразделения. Если вы ищете надежного партнера для расчета заработной платы и управления персоналом как на местном уровне, так и за рубежом, мы готовы оказать вам поддержку, обеспечив точное выполнение работ и квалифицированное руководство.
Вывод
Децентрализованная система расчета заработной платы — это гибкое решение для предприятий, работающих в разных странах. Эта система позволяет соблюдать местные нормы, быстрее решать проблемы и лучше ориентировать сотрудников в разных регионах. Однако она также сопряжена с дополнительными административными сложностями. Компаниям необходимо найти баланс между преимуществами местного контроля и проблемами согласования, вопросами безопасности данных и масштабируемости. Для растущих международных команд, особенно для тех, кто использует услуги EOR или PEO, децентрализованная система расчета заработной платы может стать эффективным способом управления потребностями международной рабочей силы, сохраняя при этом соответствие требованиям. Правильный подход зависит от структуры вашего бизнеса, ресурсов и долгосрочных целей.
Как с нами связаться
Для получения дополнительной информации или консультаций по вопросам, связанных с децентрализованной системой расчета ЗП, не стесняйтесь обращаться к нам. Мы здесь, чтобы помочь и поддержать вас.
Для вашего удобства доступны варианты связи по телефону и электронной почте:
- +375293664477 (WhatsApp/Telegram/Viber);
- info@spex.by.
