Найм программистов, дизайнеров или административный специалистов из Беларуси — один из самых экономически эффективных способов масштабировать техническую команду без потери качества. Сильный кадровый резерв, высокий уровень английского, удобные часовые пояса для работы с ЕС и Ближним Востоком.
Что часто недооценивают — это объём документации в части защиты данных. Как только хотя бы одна строка с персональными данными сотрудника пересекает границу ЕС, начинает действовать Общий регламент по защите данных (GDPR). При этом Беларусь не входит в перечень стран, для которых Европейская комиссия признала достаточный уровень защиты персональных данных. Это значит — нужны конкретные документы, в конкретной форме, подписанные конкретными сторонами, ещё до того, как будет начислена первая зарплата.
В этой статье — перечень того, что должно быть у Вас на руках. Без философских рассуждений о GDPR — только сами документы, кто их подписывает и как они соотносятся с реальностью найма сотрудника в Минске или Гомеле из Лондона, Берлина или Амстердама.
GDPR следует за данными, а не за рабочим местом. Если Ваша компания зарегистрирована в ЕС или Вы обрабатываете персональные данные людей, находящихся в ЕС, — клиентов, конечных пользователей, собственного штата, который взаимодействует с белорусским сотрудником, — регламент применим. Найм разработчика в Беларуси не выводит Ваш бизнес из-под его действия.
Когда Вы оформляете белорусского специалиста — даже опосредованно, через местного Employer of Record, — Вы обрабатываете его персональные данные: ФИО, паспортные данные, банковские реквизиты, информацию о зарплате, оценки эффективности, IP-адреса при подключении к корпоративному VPN. Эти данные постоянно перетекают из Беларуси в Ваши HRIS, систему расчёта зарплаты или рабочее пространство в Slack, размещённые в ЕС. Каждая такая передача в терминах GDPR — международный трансфер данных.
Хорошая новость: в самой по себе такой схеме нет ничего необычного или рискованного. Компании работают так каждый день. Плохая новость: регуляторные органы не принимают аргумент «так делают все». Либо документы есть, либо их нет.
Европейская комиссия может признать, что страна за пределами ЕС обеспечивает «адекватный» уровень защиты данных — такой статус есть, например, у Великобритании, Швейцарии, Японии и Южной Кореи. Передача персональных данных в эти юрисдикции происходит почти так же свободно, как внутри ЕС.
Беларуси в этом списке нет. В 2021 году в Беларуси был принят собственный Закон «О защите персональных данных», во многом построенный на принципах GDPR, но Брюссель не оценивал его как адекватный. На практике это означает: любая передача данных сотрудника из ЕС в Беларусь требует надлежащих гарантий в соответствии с Главой V GDPR — чаще всего это Стандартные договорные положения (SCC) плюс дополнительные меры там, где этого требует местная правовая среда.
И это не формальность. После решения Суда ЕС по делу Schrems II регуляторы ожидают увидеть письменный анализ: Вы оценили законодательство страны-получателя (полномочия спецслужб, доступ органов власти к данным, возможности судебной защиты) и убедились, что Ваши гарантии достаточны.
Ниже — необходимый перечень для иностранной компании, нанимающей одного или нескольких специалистов из Беларуси. Это минимум, а не максимум.
Каждый контролёр данных и большинство обработчиков обязаны вести реестр операций по обработке персональных данных (Record of Processing Activities, ROPA). Это внутренний документ, в котором фиксируется, какие персональные данные обрабатываются, с какой целью, кто имеет к ним доступ, как долго они хранятся и кому передаются. Найм сотрудника в Беларуси обычно добавляет сразу несколько новых процессов обработки данных: подбор персонала, онбординг, расчёт заработной платы, управление эффективностью и предоставление доступа к корпоративным ИТ-системам. Все эти процессы должны быть отражены в вашем ROPA.
Аудиторы и надзорные органы запрашивают ROPA в первую очередь. Если в Вашем реестре не указана Беларусь как страна-получатель, у Вас уже есть пробел.
Для каждой операции по обработке данных, связанной с белорусским сотрудником, необходимо определить и зафиксировать правовое основание по статье 6 GDPR. Для большинства трудовых процессов это либо исполнение договора (статья 6(1)(b)), либо законный интерес (статья 6(1)(f)). Специальные категории данных — сведения о здоровье при оформлении больничных, биометрия для контроля доступа в офис — требуют дополнительного основания по статье 9.
Этот анализ должен лежать рядом с ROPA. Обычно достаточно одностраничной служебной записки на каждую цель обработки.
Статьи 13 и 14 GDPR обязывают компанию информировать сотрудника из Беларуси о том, как используются его персональные данные. В уведомлении необходимо указать, какая организация обрабатывает данные, с какой целью и на каком основании это делается, кому данные могут передаваться, как долго они будут храниться, какие механизмы используются при их трансграничной передаче, а также какими правами в отношении своих персональных данных обладает сотрудник.
Распространённая ошибка — выдать сотруднику корпоративную политику конфиденциальности, написанную для клиентов. У этих двух документов разные задачи и разная аудитория. Соберите отдельное уведомление для сотрудников, переведите его при необходимости и зафиксируйте факт ознакомления на этапе онбординга. Если Вы не уверены, как это согласуется с требованиями белорусского трудового законодательства к кадровой документации, короткая консультация с командой HR-консалтинга, которая разбирается в обеих системах, обычно окупает себя.
Если Вы пользуетесь услугами местного EOR- или PEO-партнёра для официального оформления специалиста, этот партнёр обрабатывает персональные данные по Вашему поручению. Статья 28 GDPR требует письменного соглашения — Data Processing Agreement (DPA) — между Вами (контролёром) и партнёром (процессором).
DPA должен охватывать предмет и срок обработки, характер и цели, категории данных и субъектов, Ваши инструкции, обязательства процессора по конфиденциальности и безопасности, привлечение субпроцессоров, содействие в реализации прав субъектов, уведомление об инцидентах, возврат или удаление данных по окончании сотрудничества. Большинство добросовестных провайдеров предложит свой шаблон — но прежде чем подписать, сверьте его со своими внутренними юридическими стандартами и требованиями к информационной безопасности.
Для самой передачи данных из ЕС в Беларусь нужны гарантии в соответствии со статьёй 46. На практике почти для любого сценария найма подходят модульные SCC, которые Европейская комиссия утвердила в 2021 году. Выберите нужный модуль (как правило, Модуль 2 — контролёр-процессор) и заполните приложения с описанием категорий данных, целей обработки, технических и организационных мер и списка субпроцессоров.
SCC — это договор. Его нужно подписать, проставить дату и хранить у себя. Простой ссылки на SCC в рамочном договоре недостаточно — сами SCC должны быть приложены и заключены.
Подписание SCC само по себе не решает задачу. После Schrems II контролёр должен провести Transfer Impact Assessment (TIA) — письменный анализ того, не помешает ли законодательство страны-получателя стороне-получателю фактически исполнять SCC. Методология изложена в Рекомендациях 01/2020 Европейского совета по защите данных.
В TIA по Беларуси, как правило, рассматриваются: категории передаваемых данных, локальная правовая база (Закон «О защите персональных данных» 2021 года, полномочия спецслужб и правоохранительных органов по доступу к данным, роль Национального центра защиты персональных данных), практическая вероятность запросов со стороны государственных органов и принятые Вами дополнительные меры — шифрование при передаче и хранении, псевдонимизация, контроль доступа, договорные права на обжалование запросов.
Дату на TIA нужно ставить и пересматривать его ежегодно — или каждый раз, когда меняется правовой ландшафт.
Полноценная DPIA по статье 35 обязательна только тогда, когда обработка с высокой вероятностью создаёт значительный риск для субъектов данных. Стандартный расчёт зарплаты удалённому инженеру в этот порог попадает редко. Но если Вы внедряете системы мониторинга продуктивности, биометрическую аутентификацию или автоматизированную систему оценки сотрудников — DPIA нужна. Независимо от результата рекомендуется зафиксировать принятое решение. Даже краткая служебная записка с выводом «DPIA не требуется» и обоснованием этого вывода станет полезным подтверждением соблюдения требований GDPR.
Сотрудник, работающий в Беларуси, пользуется теми же правами, предусмотренными GDPR, что и сотрудник в любой стране ЕС. Он может запросить доступ к своим персональным данным, их исправление, удаление (с учётом обязательных сроков хранения кадровых документов), ограничение обработки, перенос данных, а также возразить против отдельных видов обработки.
Поэтому у компании должна быть внутренняя процедура, определяющая порядок приёма, проверки и рассмотрения таких запросов. Ответ на обращение должен быть предоставлен в течение одного месяца. На практике это короткий регламент и выделенный почтовый ящик или тикет-очередь. Главное — чтобы порядок существовал в письменном виде и чтобы люди, отвечающие за HR-запросы, знали, как им пользоваться.
Статья 33 даёт 72 часа, чтобы уведомить ведущий надзорный орган о нарушении в области персональных данных, которое может создать риск для субъектов. Статья 34 требует прямого уведомления самих субъектов, если риск высокий. Утечка зарплатных данных Вашей белорусской команды полностью подпадает под эти требования.
В плане должны быть указаны: состав команды реагирования, триггеры эскалации, критерии оценки риска, шаблоны уведомительных писем. Тестируйте план раз в год.
GDPR не устанавливает фиксированных сроков хранения — он требует, чтобы данные хранились не дольше, чем это необходимо. Для кадровых документов белорусское трудовое законодательство устанавливает минимальные сроки (от трёх до семидесяти пяти лет в зависимости от типа документа, причём наиболее долгие сроки — по документам по социальному страхованию и зарплатным ведомостям). Ваш регламент хранения должен примирить принцип минимизации данных по GDPR с этими локальными обязательствами и зафиксировать обоснование. Лучше всего работает построчная таблица.
Среди иностранных работодателей, у которых возникают проблемы с GDPR по белорусским схемам, повторяются несколько типичных сценариев.
Первый — относиться к найму белорусского сотрудника как к чему-то, что находится вне зоны действия GDPR, потому что человек физически за рубежом. Это не так.
Вторая распространённая ошибка — полностью полагаться на соответствие EOR-провайдера требованиям GDPR и не выстраивать собственные процессы. Даже если EOR соблюдает все требования, этого недостаточно. Он обрабатывает персональные данные по вашему поручению, а основная ответственность за соблюдение требований GDPR остаётся за вашей компанией. Передать эти обязанности EOR-провайдеру нельзя.
Третий — подписать SCC, но пропустить TIA. Регуляторы недвусмысленно дают понять, что это связанные документы. Подписанный контракт без сопровождающего анализа — красный флаг для любого аудита.
Четвёртый — забывать про собственный режим защиты данных в Беларуси. Закон 2021 года накладывает обязательства на местные организации, обрабатывающие персональные данные, в том числе требует регистрации отдельных операций обработки в Национальном центре защиты персональных данных. Компании также иногда упускают из виду, как фактически будет разрешаться спор, если он эскалируется; самостоятельный материал о выборе подходящей юрисдикции стоит прочитать до подписания SCC, а не после.
Использование локального Employer of Record серьёзно упрощает документационную нагрузку, не снимая её полностью. EOR становится официальным работодателем в Беларуси, берёт на себя соблюдение местного трудового законодательства и ведёт расчёт зарплаты по белорусским правилам. Ваша роль сужается до контролёра, который даёт указания процессору, — она по-прежнему весомая, но границы у неё чётче.
Опытный EOR-провайдер приходит за стол переговоров с уже согласованным шаблоном DPA, готовой к заполнению формой SCC, подтверждениями собственных технических и организационных мер и оформленными местными регистрациями. Для большинства компаний это самый быстрый путь от «мы хотим нанять кого-то в Минске» до полностью легального оформления зарплаты — обычно укладывается в две недели. Если Вы выбираете провайдера, страница EOR-услуг в Беларуси поясняет, чем прямой провайдер отличается от перепродавца — а эта разница начинает иметь значение, как только вопросы начинают задавать регуляторные органы.
Может применяться. По статье 3(2) GDPR действует экстерриториально, когда Вы предлагаете товары или услуги людям в ЕС или отслеживаете их поведение. Если Ваш белорусский сотрудник обрабатывает персональные данные клиентов из ЕС, GDPR распространяется на эту обработку — независимо от того, где находится штаб-квартира.
Нет. EDPB и национальные надзорные органы открыто заявляют: SCC без TIA не являются полноценной гарантией. После решения Schrems II проведение TIA стало базовым требованием при передаче персональных данных в страны, для которых Европейская комиссия не признала адекватный уровень защиты данных.
Как правило, Вы подписываете как экспортёр данных и контролёр; EOR подписывает как импортёр данных и процессор. Если EOR использует субпроцессоров — например, провайдера зарплатного ПО, — соответствующие положения отражаются либо в приложениях к SCC, либо в отдельном соглашении о субпроцессорах.
Верхний порог по статье 83 — до 4% годового глобального оборота или 20 миллионов евро, в зависимости от того, что больше. На практике регуляторы концентрируют санкции на серьёзных или повторных нарушениях. Более распространённая «цена» — время и юридические издержки на реакцию на жалобу или аудит, когда документация оформлена некорректно.
Не автоматически. Требование о DPO по статье 37 возникает в зависимости от характера обработки — масштабного систематического мониторинга или масштабной обработки специальных категорий данных. Сам факт найма инженеров в Беларуси этот порог не переходит. Некоторые компании назначают DPO как пример хорошей практики.
Относитесь к ROPA, уведомлению о конфиденциальности и TIA как к живым документам. Пересматривайте их минимум раз в год — и каждый раз, когда происходит что-то существенное: появляется новый субпроцессор, добавляется новая операция обработки, меняется регулирование в Беларуси или на уровне ЕС.
Документационный пакет для найма специалиста из Беларуси в рамках GDPR в целом ограничен и довольно структурирован. Речь идёт примерно о десяти основных документах, большинство из которых после первичной настройки превращаются в шаблоны для дальнейшего использования. Сложности возникают не у тех, кто считает правила запутанными, а у тех, кто решил, что правила к ним не относятся.
Подготовьте документы в начале сотрудничества, держите их под ежеквартальным пересмотром — и GDPR в найме из Беларуси превращается в фоновый процесс, а не в ежеквартальный пожар. Если перед подписанием Вам нужен независимый взгляд на собранный пакет документов, свяжитесь с нами — 30-минутный звонок обычно выявляет пробелы быстрее любого чек-листа.
Почти каждая международная компания начинает работу в новой стране одинаково: сначала нужно быстро нанять одного-двух специалистов, а уже потом думать о собственной инфраструктуре. Именно поэтому EOR часто становится первым шагом выхода на рынок. Однако по мере роста команды меняются не только кадровые задачи, но и экономика модели. Если для первых сотрудников EOR почти всегда оказывается […]
Большинство иностранных технологических групп приходит в Беларусь с привычной структурой: материнская компания в США, ЕС, Великобритании или ОАЭ владеет белорусским юридическим лицом, которое пишет код, ведёт исследования и разработки или сопровождает продукт для всей группы. Деньги между ними движутся постоянно — местная компания выставляет счета материнской за разработку, группа так или иначе передаёт права на […]
Инженер из вашей белорусской команды летит на конференцию в Варшаву. Три дня, одна гостиница, поезд, несколько поездок на такси и ужины с двумя потенциальными партнёрами. Бо́льшую часть расходов покрывает сам инженер и рассчитывает получить деньги обратно. Из головного офиса это выглядит как строка в отчёте, которую кто-то согласует за полдня. Но на месте, в Беларуси, […]
