Большинство счетов EOR оплачивают на доверии между партнерами, так как существует несколько переменных, которые могут изменяться в течение месяца. Счёт приходит в начале месяца, сумма близка к прошлой, и кто-то в финансовом отделе подписывает его ещё до обеда. Так продолжается ровно до первого сбоя — пока не выяснится, что уволившемуся сотруднику начисляли зарплату ещё два месяца после ухода, или что комиссию, о которой договаривались как о проценте от оклада, считают от оклада вместе со взносами. И никто этого не заметил, потому что никто не проверял.
Обычно за этим нет злого умысла. Просто счёт EOR прячет множество составляющих в одной цифре. Где-то внутри итоговой суммы — зарплата сотрудника, налоги и взносы, которые провайдер перечислил государству, возмещённые за месяц расходы и собственная маржа провайдера. Пока всё это не разложено по статьям, вы утверждаете не расходы на оплату труда, а просто число — и надеетесь, что оно верное.
Ниже — способ разобрать эту цифру на состовляющие и сверить её с тем, во сколько сотрудник обходится на самом деле. Мы отталкиваемся от Беларуси, где цифры конкретны, а валютный вопрос не отпускает ни на месяц, но сам метод работает везде, где вы нанимаете через посредника.
Начните с понимания того, что перед вами. В нормальном счёте EOR четыре составляющие, и первая задача каждый месяц — убедиться, что они показаны именно как четыре позиции, а не свалены в одну сумму.
Первая — оплата труда: оклад плюс премии или сверхурочные за период. Вторая — обязательные расходы работодателя, то есть в Беларуси взносы в ФСЗН и страховые премии Белгосстраха от несчастных случаев на производстве, которые начисляются сверх оклада. Третья — то, что провайдер потратил за вас и теперь перевыставляет: командировки, суточные, иногда техника. И четвёртая — сервисный сбор.
У компаний, которые нанимают инженеров и продуктовых специалистов через EOR, все четыре составляющие присутствуют в каждом счёте — но многие провайдеры показывают только итог. Счёт в одну строку — «зарплата и налоги, сентябрь» — подтверждает лишь то, что деньги ушли. Правильно ли они ушли, из него не видно. Обычно за такой строкой ничего не прячут: просто провайдер, который берёт плату за объём операций, именно так и смотрит на свою работу. Отчётность для него — необязательное дополнение. А для вас она и есть главная причина, по которой вы вообще платите за то, чтобы этим занимался кто-то другой. Поэтому первым делом требуйте, чтобы четыре части были показаны отдельно. Всё дальнейшее держится на возможности проверять их по отдельности.
Типичная ошибка — прочитать счёт и только примерно определить, правильный ли он. Для эффективной проверки, нужны ваши собственные данные, посчитанные по договору и опубликованным ставкам, — чтобы было с чем сравнивать.
Для белорусского сотрудника такую цифру собрать несложно. Берём оклад по договору. Подоходный налог по единой ставке 13% и 1% взноса работника в ФСЗН удерживаются из этого оклада — остальное сотрудник получает на руки, — так что ни то, ни другое не ложится на вас дополнительными расходами, хотя финансовые службы записывают их в затраты чаще, чем можно ожидать. Сверху вы добавляете собственную нагрузку работодателя: 34% в ФСЗН и взнос в Белгосстрах по ставке, которая зависит от класса профессионального риска вашей отрасли. Оклад плюс эти два взноса — и есть реальная стоимость сотрудника, ещё до чьего-либо сервисного сбора. Ставки и стоящая за ними нормативная база опубликованы на Национальном правовом интернет-портале.
Короткий пример. Допустим, у сотрудника оклад 6 000 BYN в месяц. Из него удерживают налог 780 и 1% в ФСЗН — 60, остальное он получает на руки. Сверху вы платите взнос работодателя в ФСЗН — 2 040 — и немного в Белгосстрах: десятки рублей, а не сотни, в зависимости от класса риска. Выходит чуть больше 8 000 BYN до сервисного сбора. Вот это и есть стоимость — а не 6 000 плюс каждая строка из расчётного листка. Добавьте сервисный сбор — и получите сумму, на которую и должен выйти счёт, с поправкой на расходы месяца и переменную часть оплаты. Всё, что заметно выше, — повод задать вопрос.
Базовая сумма меняется от месяца к месяцу — и это нормально, пока причины изменений можно назвать. Бонус при трудоустройстве, вступивший в силу пересмотр оклада, новый сотрудник, который вышел в середине месяца и заработал часть оклада, — каждое из этих событий сдвигает ожидаемый итог, и каждое можно предвидеть и отметить. Искать же вы должны то изменение, которое объяснить нечем: именно там прячутся ошибки.
Когда у вас есть собственные данные, сверка проходит быстро — это несколько осознанных проверок вместо общего ощущения, что сумма вроде бы в порядке.
1. Совпадает ли оклад с договором? Сверьте базовый оклад с действующим договором, а премии, сверхурочные и разовые выплаты разберите отдельно. Если оклад изменился по сравнению с прошлым месяцем, у изменения должна быть понятная причина. Две типичные — уволившийся сотрудник, которому всё ещё начисляют зарплату, и премия, попавшая в два месяца подряд. Сверьте фамилии в счёте со своим списком тех, кто действительно работает: ошибку предотвратить проще, чем вернуть деньги, когда они уже ушли.
2. Верны ли взносы? Пересчитайте ФСЗН как 34% от базы начисления и проверьте Белгосстрах по правильному классу риска. Эти взносы считаются от определённой базы, а не от итога по счёту. Ошибитесь в сумме взносов, а затем начислите сверху сервисный сбор — и заплатите за одну и ту же ошибку дважды.
3. Выделен ли сервисный сбор? Ему место в отдельной строке — будь то фиксированная сумма за сотрудника или процент. Как только он уходит внутрь строки «налоги и зарплата», он может незаметно поплыть. При фиксированной ставке за сотрудника проверка занимает пять секунд — число сотрудников умножить на согласованный тариф. Процентный сервисный сбор требует чуть больше времени, но и он должна сходиться до копейки.
4. Передаются ли обязательные взносы без наценки? ФСЗН и Белгосстрах — это деньги, которые провайдер перечисляет государству. Провайдер, который берёт свой процент от оклада вместе со взносами, а не от одного оклада, по сути снимает процент с государственных денег — на одном расчётном листке мелочь, но на двадцати сотрудниках за год уже нет. Если в договоре база для сервисного сбора не прописана, исходите из того, что провайдер выбрал удобную для себя, — и снимите этот вопрос до следующего расчёта.
5. Детализированы и классифицированы ли расходы? Проезд, проживание и суточные должны идти каждый своей строкой, с разбивкой по типам и пометкой того, что облагается налогом. Порядок налогообложения не одинаков. Суточные в пределах установленной нормы налогом не облагаются, а сверхнормативные суточные превращаются в налогооблагаемый доход, с которого провайдер обязан удержать налог.
6. Отражены ли начисления и совпадают ли сроки с вашим закрытием периода? Провайдер работает по местному календарю отчётности, вы — по срокам закрытия отчётности группы. Убедитесь, что заработанные, но ещё не выплаченные суммы — накопленный отпуск, премия, которая созревает в течение нескольких месяцев, — появляются как начисления, а не всплывают только в момент выплаты денег. По МСФО (IAS) 19, такие расходы относятся к тому периоду, в котором сотрудник их заработал. Поэтому счет, отражающий только фактическую выплату денежных средств, не позволит корректно отразить такие расходы в учете по методу начисления.
7. По какому курсу пересчитали валюту? Расходы в рублях пересчитывают для вашей отчётности, и выбор курса — не мелкая сноска. Сначала сверьте суммы, затем посмотрите на пересчёт и выясните, какой курс дал итог в вашей валюте. Курс на дату признания, курс на дату оплаты и курс на конец месяца дадут для одного и того же расхода три разных результата — и какой бы это ни был курс, из месяца в месяц он должен быть одним и тем же.
Проведите эти проверки несколько месяцев подряд — и начнёте замечать одни и те же несколько вещей, которые всплывают снова и снова.
Счёт в одну строку — самое очевидное. Никто не подделывает отчётность: провайдер просто не разбивает сумму, а если её нельзя разбить, её нельзя и проверить. Дальше — тихая наценка на обязательных взносах: небольшая маржа, добавленная к взносам, которые должны были дойти до вас без надбавки. Вот это коварно. Взносы настоящие, итоги выглядят примерно верными — ничто не бросается в глаза; поймать это можно только одним способом: самому посчитать 34% от базы и положить две цифры рядом. Пара процентов в месяц звучит несерьёзно, но так может тянуться годами, прежде чем кто-нибудь это заметит.
Дороже всего со временем обходится валюта. Вы получаете сумму в своей валюте — без суммы в рублях рядом и без указания, какой курс её дал. В девяти случаях из десяти провайдер взял курс Национального банка: для налоговой отчётности он подходит, но обычно это не тот курс, по которому группа закрывает свои отчеты. На одном счёте разница незаметна. За двенадцать месяцев она вырастает в расхождение, которое уже имеет значение, и всплывает обычно на аудите — где объяснить её непросто. И, наконец, самое простое из всего: строка, которая изменилась, а рядом ни слова о том, почему.
Это не означает, что провайдер плохо выполняет свою работу. Чаще проблема в другом: вам продали услуги по расчету и обработке данных, а подготовку отчетности оставили как дополнительную опцию — ту, которую придется отдельно запрашивать и согласовывать. В любом случае решение одно: все необходимые требования нужно прописать в договоре еще до его подписания, а не в третьем месяце работы, когда вы уже пытаетесь разобраться в счете, который невозможно нормально расшифровать.
Проверку, на которую приходится каждый месяц себя уговаривать, к весне тихо забрасывают. Лучше перенести эту работу в договор и формат отчётности, чтобы счёт приходил уже в том виде, который удобно сверять.
На практике это значит договориться заранее: ежемесячный пакет отчётности разделяет четыре составляющие, разбивает расходы по категориям с пометкой облагаемых, фиксирует правило пересчёта валюты и содержит представление по методу начисления. Это значит запросить предварительный файл на согласование до того, как уйдут деньги, — чтобы ошибки перехватывались на выходе. Пропишите каждый из этих пунктов как конкретный результат — с форматом, сроком и последствием за срыв, а не как расплывчатую цель. Примерно такую периодичность отчётности иностранному головному офису и стоит требовать с первого же разговора.
Сверку стоит вести в одном ритме с остальным бухгалтерским учётом в Беларуси — зарплата, расходы и обязательная отчётность опираются на одни и те же цифры и закрываются вместе. Провайдер, у которого в порядке одно из них, обычно так же ведёт и остальное.
Расчётная ведомость — это официальный документ: сколько выплачено сотруднику и сколько ушло государству, в рублях и в том формате, который ожидают контролирующие органы. Счёт — это то, что выставляют вам: суммы по зарплате плюс сервисный сбор провайдера и перевыставленные расходы. Сверка как раз и означает свести одно к другому и убедиться, что дополнительные суммы верны.
Нет. Взносы в ФСЗН и «Белгосстрах» перечисляются непосредственно государству, поэтому они должны выставляться вам по фактической стоимости. Доход провайдера формируется за счет его сервисного сбора за услуги. Если провайдер рассчитывает свой процент не от суммы начисленной заработной платы, а от заработной платы вместе с обязательными взносами, вы фактически платите ему комиссию с денег, которые уходят государству. Это стоит проверить уже по первому счету.
Для местного учёта — только рубли, здесь налоговые органы выбора не оставляют. С цифрами для вашей отчётности иначе. Их следует пересчитывать по тому курсу, по которому консолидируется ваша группа, а не по тому, что удобнее провайдеру. Согласуйте подход письменно на старте и просите показывать суммы в рублях и пересчитанные суммы рядом. Оставите формулировку расплывчатой — и подпишетесь гоняться за курсовыми разницами весь срок договора.
Потребуйте вынести её в отдельную строку. Если вам дают одну цифру «зарплата и налоги», подтвердить, что вы платите согласованный тариф, невозможно. Любой, кто привык работать с иностранными клиентами, детализирует сервисный сбор без напоминаний; если ваш провайдер этого не делает — это уже о чём-то говорит.
Разобраться с этим сейчас гораздо дешевле, чем исправлять потом, поэтому чётко пропишите в договоре, что провайдер обязан предоставлять вам каждый месяц. Счёт должен быть разложен по статьям — оплата труда, взносы, расходы и сервисный сбор отдельно, а не свёрнуты в одну сумму. Кроме того, запросите предварительную версию на согласование до любого движения денег, ясные пометки на всём, что облагается налогом, фиксированное правило пересчёта валюты и представление по методу начисления, чтобы заработанные, но не выплаченные суммы попадали в тот месяц, в котором заработаны. Провайдера, привыкшего к иностранным клиентам, ничто из этого не смутит.
EOR вы подключили, чтобы обязанности работодателя перестали съедать ваше время. Решение разумное. Загвоздка в том, что проверять счёт всё равно вам. Сбой редко случается в самом платеже — он в том, что вокруг него. Сервисный сбор, посчитанный от неверной базы. Суточные, которые должны были пройти без налога, но обложены им. Курс пересчёта, который не сходится ни с чем. Начисление, которого вы ждали, но которое так и не появилось. Каждая из этих сумм по отдельности за один месяц может показаться несущественной и не стоящей спора. Но они повторяются из месяца в месяц, и когда в расчете зарплаты уже двадцать сотрудников, это перестает быть мелочью.
Семь пунктов для проверки — это то, что помогает держать ситуацию под контролем. Проводите их — и сможете закрывать месяц, не надеясь на лучшее. Пропишите их в договоре — и бо́льшая часть проверки вернётся к провайдеру, которому она и была положена с самого начала. Если вы обдумываете выход в Беларусь или уже работаете здесь, а счета превратились в гадание, свяжитесь с нами. Спрашивайте про состав отчётности, форматы и сроки ещё до того, как речь зайдёт о цене, — так вы узнаете больше, чем из любого коммерческого предложения.
