Большинство иностранных ИТ-компаний нанимают первых сотрудников в Беларуси по одной схеме. Продуктовая компания из Лондона или Дубая находит в Минске двух-трёх сильных инженеров, но регистрировать юридическое лицо ради нескольких человек не видит смысла и оформляет их через EOR-провайдера. Провайдер заключает с ними трудовые договоры, начисляет зарплату и сдаёт отчётность, а клиент ставит задачи и руководит работой. Для пилотной команды лучшего варианта, пожалуй, не найти.
Потом команда растёт: инженеров уже не трое, а пятнадцать, к ним присоединяются QA-лид и продакт-менеджер. В какой-то момент финансовый отдел задаётся вопросом, почему компания каждый месяц платит провайдеру за каждого сотрудника, хотя по сути уже содержит постоянный центр разработки. Теперь вопрос уже не в том, открывать ли собственное юридическое лицо в Беларуси, а в том, как перейти на него, не сорвав сроки по проектам и не потеряв людей.
В этой статье мы разберём такой переход по шагам: по каким признакам понять, что пора, что меняется, когда работодателем становитесь вы, какую форму юридического лица выбрать, сколько времени закладывать и как перевести сотрудников от EOR-провайдера в собственную компанию. Материал рассчитан на ИТ-компании с иностранным капиталом, у которых есть команды в Беларуси. Главная задача — чтобы клиенты переход не заметили, а для инженеров он прошёл как можно спокойнее.
Нет такой численности команды, после которой EOR автоматически становится невыгодным. Решение обычно зависит от трёх факторов: затрат, того, насколько плотно вы хотите контролировать процессы, и того, как долго планируете работать в стране. Чаще всего о том, что пора переходить, говорят следующие признаки:
Если совпадают два-три пункта, пора садиться за расчёты. Вознаграждение провайдеру, которое вы перестанете платить, нужно сравнить с расходами на регистрацию, директора, бухгалтерию, сдачу отчётности и, в зависимости от размера и статуса компании, обязательный аудит.
Главное изменение касается не документооборота, а ответственности. При EOR работодателем для Трудового кодекса, налоговой инспекции и Фонда социальной защиты населения (ФСЗН) считается провайдер. Как только у вас появляется собственная компания, все эти обязанности переходят к ней и к человеку, который подписывает документы от её имени.
| Направление | При EOR | В собственном юридическом лице |
| Трудовые договоры | Подписывает провайдер | Подписывает ваш директор |
| Зарплата, подоходный налог, взносы в ФСЗН и Белгосстрах | Рассчитывает и уплачивает провайдер | Ваша компания — своими силами или через аутсорсинг |
| Обязательная отчётность | Сдаёт провайдер | Сдаёт ваша компания в установленные сроки |
| Проверки и трудовые споры | Отвечает провайдер | Отвечает ваша компания |
| Локальные акты и политика обработки персональных данных | Действуют документы провайдера | Вы утверждаете собственные |
| Аренда офиса, техника, местные поставщики | Оформить на себя нельзя | Компания заключает договоры напрямую |
| Структура затрат | Зарплата, налоги и вознаграждение за каждого сотрудника | Зарплата, налоги и постоянные расходы на содержание компании |
У каждого белорусского юридического лица должен быть руководитель — директор или управляющая компания, с которой заключён договор. Руководитель подписывает трудовые договоры, утверждает локальные акты и отвечает перед проверяющими органами. Иностранные группы, у которых в Минске нет доверенного управленца, на первые год-два часто передают эти функции местной управляющей компании.
Меняется и структура затрат. Вместо вознаграждения, которое растёт вместе с командой, появляются постоянные расходы на бухгалтерию, расчёт зарплаты, кадровое делопроизводство, юридический адрес и банковское обслуживание. Налоги и взносы остаются примерно теми же: из заработной платы удерживается подоходный налог 13%, работодатель перечисляет 34% в ФСЗН, работник — 1%, кроме того, уплачиваются страховые взносы в Белгосстрах. Меняется лишь то, кто их рассчитывает, платит и отчитывается по ним.
Большинство иностранных ИТ-групп регистрируют дочернюю компанию в форме общества с ограниченной ответственностью (ООО). Единственным участником ООО может быть иностранная компания, минимальный размер уставного фонда законом не установлен, а сформировать его можно в течение 12 месяцев после регистрации. Акционерное общество тоже возможно, но для центра разработки эта форма подходит редко.
Гораздо важнее решить, подавать ли заявку на статус резидента Парка высоких технологий. Для большинства продуктовых и аутсорсинговых команд ответ — да. Резиденты ПВТ освобождены от налога на прибыль и НДС по видам деятельности, указанным в бизнес-проекте, а взамен ежеквартально перечисляют Парку 1% выручки. Взносы в ФСЗН не начисляются на ту часть зарплаты, которая превышает среднюю заработную плату по стране, — для команды из senior-инженеров это ощутимая экономия. Кроме того, резиденты могут нанимать иностранных специалистов без разрешения на работу, заключать опционные договоры и соглашения о неконкуренции.
Но у резидентства есть условия. Резидент вправе заниматься только теми видами деятельности, которые перечислены в Положении о ПВТ. Для регистрации подаётся бизнес-проект, его рассматривает Наблюдательный совет Парка — обычно на это уходит четыре–шесть недель. Всё, что выходит за рамки утверждённого бизнес-проекта, например перепродажу оборудования, придётся вести через отдельное юридическое лицо. Если вы не уверены, подходит ли ваш бизнес под требования Парка, изучите условия получения статуса резидента ПВТ ещё до регистрации компании: тогда устав и виды деятельности с самого начала будут согласованы с бизнес-проектом.
На этом этапе стоит ответить ещё на три вопроса:
Переход с EOR на собственное юридическое лицо обычно занимает от трёх до пяти месяцев. Большая часть этого времени уходит не на оформление документов, а на подготовку. Сама регистрация проходит быстро, а вот на открытие счетов, получение статуса резидента ПВТ и подготовку команды нужно заложить время. Ниже — порядок действий, который подходит большинству компаний.
Оцените экономическую целесообразность перехода, выберите организационно-правовую форму и примите решение по ПВТ. Определитесь, кто будет руководить компанией, как она будет финансироваться и по какой схеме будет выставлять счета материнской компании. Затем назначьте целевую дату перехода и распланируйте все шаги, отталкиваясь от неё. Удобнее всего переходить с первого числа месяца: так проще и с зарплатой, и с отчётностью.
Предупредите EOR-провайдера заранее. Проверьте, за какой срок по договору нужно уведомить его о расторжении, и уточните, как он организует перевод сотрудников к другому нанимателю. Хороший провайдер поможет спланировать переход, а не будет его затягивать.
Согласуйте наименование — оно будет закреплено за вами на месяц, — подготовьте устав и определитесь с юридическим адресом. Государственная регистрация обычно занимает несколько дней, после чего компания встаёт на учёт в налоговой инспекции и ФСЗН. Назначьте директора и с первого дня ведите бухгалтерский учёт.
Откройте текущий счёт в белорусских рублях, а если планируете получать оплату в иностранной валюте, то и валютный. Банки тщательно проверяют компании с иностранным капиталом, поэтому заранее подготовьте схему владения, сведения о бенефициарных владельцах и документы о происхождении средств. На этом же этапе формируют уставный фонд и перечисляют первые средства на текущие расходы.
Если вы планируете стать резидентом, подайте в Секретариат Наблюдательного совета ПВТ бизнес-проект, заявление и копии учредительных документов согласно порядку регистрации резидентов. По данным Парка, рассмотрение документов и решение Наблюдательного совета занимают не более одного месяца и десяти дней со дня подачи. Заложите этот срок в план и не назначайте перевод сотрудников, пока не узнаете результат.
Утвердите правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, политику обработки персональных данных и должностные инструкции. Убедитесь, что компания зарегистрирована в Белгосстрахе как страхователь по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве. Настройте программу для расчёта зарплаты или выберите подрядчика, подключите зарплатный проект в банке и подготовьте новые трудовые договоры.
Согласуйте дату перевода с EOR-провайдером, получите письменное согласие сотрудников, оформите прекращение контрактов у провайдера и подпишите новые. Подробнее об этом шаге — в следующем разделе.
Сохраните договор с провайдером ещё на один расчётный период, чтобы он успел произвести окончательный расчёт с сотрудниками и сдать итоговую отчётность. Сверьте данные за последний месяц, убедитесь, что в ФСЗН отражена смена работодателя, и только после этого расторгайте договор.
Для сотрудников это самая важная часть перехода. Если всё сделать правильно, для них изменится только название работодателя в расчётном листке. Если ошибиться, именно в этот момент люди начинают отвечать на звонки рекрутеров.
Юридически переход обычно оформляют как перевод к другому нанимателю с согласия работника — это самостоятельное основание прекращения трудового договора по Трудовому кодексу. Провайдер прекращает действующий контракт по этому основанию, а ваша компания принимает сотрудника на работу со следующего дня. Никому не нужно увольняться по собственному желанию, и в трудовой деятельности не возникает перерыва.
До даты перевода решите несколько вопросов:
Сообщите команде о переходе заранее, лучше всего за четыре–шесть недель, и не письмом, а на встрече или по видеосвязи. Объясните, зачем компания это делает, что останется прежним и что изменится. Затем дайте каждому письменное описание новых условий и назовите человека, к которому можно обращаться с вопросами. Большинство инженеров воспринимают такую новость хорошо: собственное юридическое лицо говорит о серьёзных намерениях компании, а прямое трудоустройство многие считают надёжнее работы через третью сторону.
И последнее: решите, кто с первого дня будет вести кадровое делопроизводство и расчёт зарплаты. Одни компании создают собственный отдел. Другие оставляют эти задачи внешнему провайдеру по модели PEO: документы команды продолжают вести те же специалисты, которые их хорошо знают, а работодателем становится новая компания.
Именно на первой выплате зарплаты в собственной компании обычно и всплывают мелкие недочёты в настройке процессов. Зарплату нужно выплачивать не реже двух раз в месяц, поэтому даты аванса и основной выплаты стоит согласовать с банком до начала первого месяца. Если оклады привязаны к доллару или евро, сохраните механизм пересчёта, который использовал провайдер (обычно курс Национального банка на определённую дату), чтобы сумма «на руки» у сотрудников не изменилась.
Если компания получила статус резидента ПВТ, льготы нужно корректно применять с первого же месяца. Согласно Положению о ПВТ, обязательные страховые взносы не начисляются на часть дохода работника, превышающую среднюю заработную плату в республике за месяц. Это же Положение обязывает резидентов проводить аудит годовой бухгалтерской отчётности и ежегодно отчитываться о своей деятельности.
Составьте календарь отчётности до закрытия первого месяца. В нём должны быть ежемесячные платежи по подоходному налогу, взносам в ФСЗН и Белгосстрах, квартальные налоговые декларации и отчисления ПВТ в размере 1% выручки, а также годовая бухгалтерская отчётность, аудит и отчёт для ПВТ. На первых порах большинство иностранных групп передают эту работу на аутсорсинг. Какой бы вариант вы ни выбрали, договоритесь о ежемесячном отчёте по зарплате в формате, к которому привык головной офис, — тогда переход останется незаметным и на уровне группы.
Обычно от трёх до пяти месяцев. Государственная регистрация занимает несколько дней, рассмотрение заявки в ПВТ — не более одного месяца и десяти дней после подачи документов. Реальные сроки определяют открытие счетов, подготовка внутренних документов и работа с командой.
Нет. Стандартный вариант — перевод к другому нанимателю с согласия работника. Провайдер прекращает контракт по этому основанию, а ваша компания принимает сотрудника на работу со следующего дня, поэтому перерыва в трудовой деятельности нет.
Да. Каждого сотрудника переводят отдельно, поэтому часть людей может оставаться оформленной через EOR, пока новая компания набирает обороты. Совмещать обе модели несколько месяцев — обычная практика.
Нет. Компания вне Парка платит налоги на общих основаниях, в том числе налог на прибыль по ставке 20%. Впрочем, большинство компаний, которые занимаются разработкой программного обеспечения или собственными продуктами, подходят под требования ПВТ, а одна только экономия на взносах с фонда оплаты труда нередко оправдывает подачу заявки.
Да. Резиденты ПВТ оформляют иностранцев без специального разрешения на работу: достаточно в течение трёх рабочих дней после заключения трудового договора уведомить подразделение по гражданству и миграции. Компаниям вне Парка разрешение придётся получать в общем порядке.
EOR удобен, чтобы начать работу в Беларуси, но, когда команда разрастается, содержать через него постоянный центр разработки становится дорого. Перейти на собственное юридическое лицо не так сложно, как кажется, но действовать нужно в определённой последовательности: определиться с формой компании и резидентством ПВТ, зарегистрировать её и открыть счета, подготовиться к роли работодателя и только потом переводить людей с сохранением всех условий. Большинство проблем возникает, когда этапы пытаются пройти в спешке или перескочить через какой-то из них.
Если вы задумываетесь о переходе, начните с расчётов и целевой даты, а затем распланируйте шаги, отталкиваясь от неё. Spex сопровождает иностранные ИТ-компании на каждом этапе — от регистрации и получения статуса резидента ПВТ до перевода сотрудников и расчёта зарплаты. Чтобы получить график перехода и оценку затрат для вашей команды, свяжитесь с нами, и мы вместе распишем все шаги.
