Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — один из ключевых документов, который определяет обязанности и ответственность работника на конкретной должности в компании. Она является неотъемлемым элементом управления персоналом и обеспечивает четкое определение функций сотрудников и требований к их работе. В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой должностная инструкция, что в нее включают для успешного функционирования компании и эффективной работы персонала и в каком порядке принимают и хранят должностные и инструкции.

Что представляет собой должностная инструкция

Должностные инструкции разрабатывают в тех компаниях, в которых принимают персонал в качестве служащих (не рабочий персонал).

Это один из локальных документов компании — локальный правовой акт, в котором определяют:

• Обязанности сотрудника — его трудовую функцию.
• Задачи сотрудника.
• Права и ответственность по определенной должности.
• Трудовой распорядок сотрудника.

Для каких сотрудников нужно разработать должностную инструкцию

Есть две категории персонала компаний: служащие и рабочий персонал. Компании, в которых есть не только рабочий персонал или работают только служащие, обязаны разработать должностные инструкции на категории сотрудников, которые относятся к служащим:

1. Руководители: заместители директора, главный бухгалтер, главный инженер, руководители юридической, кадровой службы, менеджер, мастер и другие.
2. Специалисты: юрисконсульт, специалист по кадрам, бухгалтер, инженер и другие.
3. Другие служащие: секретарь, водитель, ассистент и другие.

Для руководителя компании и руководителей структурных подразделений должностные инструкции на практике не обязательно разрабатывать. Необходимость разработки должностных инструкций для таких руководителей определяет компания самостоятельно.

В каком виде существует должностная инструкция

Должностная инструкция может быть отдельным документом или приложением к трудовому договору, заключенному с каждым сотрудником. В чем особенности каждой из форм этого документа:

1. Должностная инструкция — отдельный документ

Когда должностная инструкция принята в виде отдельного документа, она действует в отношении всех сотрудников, которые работают на должностях с одинаковым названием. Изменения в такую должностную инструкцию наниматель может внести в одностороннем порядке. Когда изменения связаны с выполнением трудовых функций сотрудниками, нужно предупредить сотрудников за 2 месяца об изменении существенных условий труда.

2. Должностная инструкция — приложение к трудовому договору

Когда должностная инструкция приложена к трудовому договору, она составляет часть трудового договора. В этом случае изменить должностную инструкцию без согласия сотрудника нельзя. 

Какие разделы включает должностная инструкция

Установлены минимальные требования к содержанию должностной инструкции. Содержание должностной инструкции можно расширить по сравнению с минимальными требованиями или ограничиться минимально необходимым содержанием. Всего минимально необходимое содержание должностной инструкции предполагает 5 разделов:

• Общие положения.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Взаимоотношения (связи по должности).
• Оценка работы и ответственность (ответственность).

Общие положения

Этот раздел должностной инструкции включает:

• Категорию и полное название должности.
• Квалификационные требования. Обычно указывают уровень образования, иногда — направление образования, специальность, необходимый для выполнения работы стаж.
• Порядок назначения на должность (приема на работу).
• Подчиненность сотрудника.
• Задачи сотрудника.
• Какими документами сотрудник должен руководствоваться при выполнении работы.
• В раздел можно включить уточнение условий деятельности сотрудника.

Должностные обязанности

В этом разделе перечисляют обязанности сотрудника по определенной должности.

Права

В этом разделе перечисляются права, которые имеет сотрудник при выполнении своих обязанностей.

Взаимоотношения (связи по должности)

В этом разделе описывают процессы взаимодействия сотрудника с другими сотрудниками, клиентами, другими компаниями при выполнении должностных обязанностей.

Оценка работы и ответственность (ответственность)

В этом разделе должностной инструкции прописывают порядок, в котором оценивают результаты работы сотрудника и его ответственность за неудовлетворительное выполнение должностных обязанностей.

Как определить должностные обязанности сотрудника

Содержание должностных обязанностей сотрудника обычно должно соответствовать квалификационной характеристике должности этого сотрудника. Такие характеристики должностей приводятся в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (ЕКСД).

В описание должностных обязанностей в должностной инструкции можно включить обязанности, предусмотренные в ЕКСД для нескольких должностей. В этом случае нужно следовать правилам:

1. Выполняемые работы близки по содержанию
2. Выполняемые работы равны по сложности
3. Работы соответствуют квалификации сотрудника: для выполнения работы ему не требуется менять квалификацию.

В этом случае сотрудник будет фактически выполнять требования к разным должностям — дополнительную работу без доплаты за совмещение и без отдельного согласия.

Кроме трудовых функций в должностные обязанности включают:

• Соблюдение требований по охране труда.
• Соблюдение требований по пожарной безопасности.

Должностные обязанности сотрудников, которые обрабатывают персональные данные

Выполняемая сотрудником работа может быть в основном связана с обработкой персональных данных в информационных ресурсах (не DPO). Для таких сотрудников Национальный центр защиты персональных данных рекомендовал предусмотреть следующие обязанности по соблюдению порядка обработки персональных данных:

• Разъяснять права, связанные с обработкой персональных данных, субъектам персональных данных.
• Получать согласие на обработку персональных данных, когда это необходимо.
• Принимать меры по актуализации персональных данных.
• Контролировать срок обработки персональных данных и его соответствие целям обработки.
• Удалять или блокировать персональные данные, когда нет оснований для их обработки.
• Обеспечивать доступ к персональным данным, в том числе третьим лицам, вести учет доступа и случаев, когда он предоставлялся.
• Привлекать DPO в случае спорных вопросов, связанных с обработкой персональных данных.

Как разрабатывают должностные инструкции

Обычно в компании выделяют сотрудников, которые разрабатывают должностные инструкции или обращаются к сторонним специалистам — аутсорсерам за разработкой должностных инструкций. В любом случае должностную инструкцию согласовывают подразделения компании и утверждает руководитель. В компании рекомендуем назначить:

сотрудника, ответственного за организацию процесса разработки, согласования и принятия должностных инструкций.

сотрудников, ответственных за этот бизнес-процесс. Это обычно линейные руководители.

Шаг 1. Согласование проекта

После того, как компания определилась с содержанием должностной инструкции, документ существует в виде проекта. Проект можно направить на согласование:

• Специалисту или службе по охране труда.
• Юристу.
• Руководителю отдела, для сотрудников которого разрабатывают должностную инструкцию.

Шаг 2. Действия по результатам согласования проекта

Если у сотрудников, которые согласовывали текст должностной инструкции, были замечания, должностные инструкции приводят в окончательный вид в соответствии с замечаниями. Далее те, кто вносили корректировки, одобряют результат после изменений.

Шаг 3. Утверждение должностной инструкции

Обычно на утверждение руководителю компании направляют должностные инструкции через сотрудника, ответственного за организацию процесса, связанного с разработкой должностных инструкций.

Утверждают должностную инструкцию одним из способов:

1. Грифом утверждения вверху первой страницы документа.
2. Сначала издают приказ или распоряжение об утверждении, а потом проставляют гриф утверждения на документе.

Шаг 4. Регистрация должностной инструкции

Должностную инструкцию обычно регистрируют в журнале регистрации должностных инструкций, который разрабатывают в компании.

Шаг 5. Хранение должностной инструкции

Должностная инструкция хранится 50 лет. Не определено — кто должен хранить должностные инструкции. Руководитель компании может издать приказ о месте хранения должностных инструкций например, в службе персонала, у специалиста по кадрам или у руководителей подразделений.