Должностная инструкция — один из ключевых документов, который определяет обязанности и ответственность работника на конкретной должности в компании. Она является неотъемлемым элементом управления персоналом и обеспечивает четкое определение функций сотрудников и требований к их работе. В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой должностная инструкция, что в нее включают для успешного функционирования компании и эффективной работы персонала и в каком порядке принимают и хранят должностные и инструкции.
Что представляет собой должностная инструкция
Должностные инструкции разрабатывают в тех компаниях, в которых принимают персонал в качестве служащих (не рабочий персонал).
Это один из локальных документов компании — локальный правовой акт, в котором определяют:
- Обязанности сотрудника — его трудовую функцию.
- Задачи сотрудника.
- Права и ответственность по определенной должности.
- Трудовой распорядок сотрудника.
Для каких сотрудников нужно разработать должностную инструкцию
Есть две категории персонала компаний: служащие и рабочий персонал. Компании, в которых есть не только рабочий персонал или работают только служащие, обязаны разработать должностные инструкции на категории сотрудников, которые относятся к служащим:
- Руководители: заместители директора, главный бухгалтер, главный инженер, руководители юридической, кадровой службы, менеджер, мастер и другие.
- Специалисты: юрисконсульт, специалист по кадрам, бухгалтер, инженер и другие.
- Другие служащие: секретарь, водитель, ассистент и другие.
Для руководителя компании и руководителей структурных подразделений должностные инструкции на практике не обязательно разрабатывать. Необходимость разработки должностных инструкций для таких руководителей определяет компания самостоятельно.
В каком виде существует должностная инструкция
Должностная инструкция может быть отдельным документом или приложением к трудовому договору, заключенному с каждым сотрудником. В чем особенности каждой из форм этого документа:
1. Должностная инструкция — отдельный документ
Когда должностная инструкция принята в виде отдельного документа, она действует в отношении всех сотрудников, которые работают на должностях с одинаковым названием. Изменения в такую должностную инструкцию наниматель может внести в одностороннем порядке. Когда изменения связаны с выполнением трудовых функций сотрудниками, нужно предупредить сотрудников за 2 месяца об изменении существенных условий труда.
2. Должностная инструкция — приложение к трудовому договору
Когда должностная инструкция приложена к трудовому договору, она составляет часть трудового договора. В этом случае изменить должностную инструкцию без согласия сотрудника нельзя.
Какие разделы включает должностная инструкция
Установлены минимальные требования к содержанию должностной инструкции. Содержание должностной инструкции можно расширить по сравнению с минимальными требованиями или ограничиться минимально необходимым содержанием. Всего минимально необходимое содержание должностной инструкции предполагает 5 разделов:
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Взаимоотношения (связи по должности).
- Оценка работы и ответственность (ответственность).
Общие положения
Этот раздел должностной инструкции включает:
- Категорию и полное название должности.
- Квалификационные требования. Обычно указывают уровень образования, иногда — направление образования, специальность, необходимый для выполнения работы стаж.
- Порядок назначения на должность (приема на работу).
- Подчиненность сотрудника.
- Задачи сотрудника.
- Какими документами сотрудник должен руководствоваться при выполнении работы.
- В раздел можно включить уточнение условий деятельности сотрудника.
Должностные обязанности
В этом разделе перечисляют обязанности сотрудника по определенной должности.
Права
В этом разделе перечисляются права, которые имеет сотрудник при выполнении своих обязанностей.
Взаимоотношения (связи по должности)
В этом разделе описывают процессы взаимодействия сотрудника с другими сотрудниками, клиентами, другими компаниями при выполнении должностных обязанностей.
Оценка работы и ответственность (ответственность)
В этом разделе должностной инструкции прописывают порядок, в котором оценивают результаты работы сотрудника и его ответственность за неудовлетворительное выполнение должностных обязанностей.
Как определить должностные обязанности сотрудника
Содержание должностных обязанностей сотрудника обычно должно соответствовать квалификационной характеристике должности этого сотрудника. Такие характеристики должностей приводятся в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (ЕКСД).
В описание должностных обязанностей в должностной инструкции можно включить обязанности, предусмотренные в ЕКСД для нескольких должностей. В этом случае нужно следовать правилам:
- Выполняемые работы близки по содержанию
- Выполняемые работы равны по сложности
- Работы соответствуют квалификации сотрудника: для выполнения работы ему не требуется менять квалификацию.
В этом случае сотрудник будет фактически выполнять требования к разным должностям — дополнительную работу без доплаты за совмещение и без отдельного согласия.
Кроме трудовых функций в должностные обязанности включают:
- Соблюдение требований по охране труда.
- Соблюдение требований по пожарной безопасности.
Должностные обязанности сотрудников, которые обрабатывают персональные данные
Выполняемая сотрудником работа может быть в основном связана с обработкой персональных данных в информационных ресурсах (не DPO). Для таких сотрудников Национальный центр защиты персональных данных рекомендовал предусмотреть следующие обязанности по соблюдению порядка обработки персональных данных:
- Разъяснять права, связанные с обработкой персональных данных, субъектам персональных данных.
- Получать согласие на обработку персональных данных, когда это необходимо.
- Принимать меры по актуализации персональных данных.
- Контролировать срок обработки персональных данных и его соответствие целям обработки.
- Удалять или блокировать персональные данные, когда нет оснований для их обработки.
- Обеспечивать доступ к персональным данным, в том числе третьим лицам, вести учет доступа и случаев, когда он предоставлялся.
- Привлекать DPO в случае спорных вопросов, связанных с обработкой персональных данных.
Как разрабатывают должностные инструкции
Обычно в компании выделяют сотрудников, которые разрабатывают должностные инструкции или обращаются к сторонним специалистам — аутсорсерам за разработкой должностных инструкций. В любом случае должностную инструкцию согласовывают подразделения компании и утверждает руководитель. В компании рекомендуем назначить:
сотрудника, ответственного за организацию процесса разработки, согласования и принятия должностных инструкций.
сотрудников, ответственных за этот бизнес-процесс. Это обычно линейные руководители.
Шаг 1. Согласование проекта
После того, как компания определилась с содержанием должностной инструкции, документ существует в виде проекта. Проект можно направить на согласование:
- Специалисту или службе по охране труда.
- Юристу.
- Руководителю отдела, для сотрудников которого разрабатывают должностную инструкцию.
Шаг 2. Действия по результатам согласования проекта
Если у сотрудников, которые согласовывали текст должностной инструкции, были замечания, должностные инструкции приводят в окончательный вид в соответствии с замечаниями. Далее те, кто вносили корректировки, одобряют результат после изменений.
Шаг 3. Утверждение должностной инструкции
Обычно на утверждение руководителю компании направляют должностные инструкции через сотрудника, ответственного за организацию процесса, связанного с разработкой должностных инструкций.
Утверждают должностную инструкцию одним из способов:
- Грифом утверждения вверху первой страницы документа.
- Сначала издают приказ или распоряжение об утверждении, а потом проставляют гриф утверждения на документе.
Шаг 4. Регистрация должностной инструкции
Должностную инструкцию обычно регистрируют в журнале регистрации должностных инструкций, который разрабатывают в компании.
Шаг 5. Хранение должностной инструкции
Должностная инструкция хранится 50 лет. Не определено — кто должен хранить должностные инструкции. Руководитель компании может издать приказ о месте хранения должностных инструкций например, в службе персонала, у специалиста по кадрам или у руководителей подразделений.
Как с нами связаться
Для получения дополнительной информации или консультаций по вопросам, связанным с разработкой должностных инструкций не стесняйтесь обращаться к нам. Мы здесь для того, чтобы помочь и поддержать Вас.
Для вашего удобства доступны варианты связи по телефону и электронной почте:
- +375293664477 (WhatsApp/Telegram/Viber);
- info@spex.by.
